Het doel van Dovida is om het wervingsproces voor de werkgever te vereenvoudigen en een doeltreffende evaluatie van en communicatie met kandidaten mogelijk te maken. Bij het gebruik van Dovida ontvangt de werkgever persoonsgegevens van kandidaten. Deze verwerkt hij in het kader van een evaluatie van hun vaardigheden en talenten om hun geschiktheid voor de openstaande functie te bepalen.

De rechtsgrond voor de verwerking van de persoonsgegevens is de toestemming van de kandidaat. Deze stemt tijdens het sollicitatieproces in met de verwerking en bepaalt welke persoonsgegevens hij of zij aan de werkgever wenst te verstrekken. Merk op dat kandidaten het recht hebben deze toestemming op elk gewenst ogenblik in te trekken.
De werkgever is de verwerkingsverantwoordelijke wat betreft de verwerking van persoonsgegevens van kandidaten. Alle vragen inzake privacy kunnen direct aan de werkgever worden voorgelegd via de speciale communicatiekanalen die door Dovida ter beschikking worden gesteld. Het doel van de verwerking van de persoonsgegevens is het ontwikkelen, implementeren en aanbieden van de diensten.

Dovida is een service in de cloud. De bedrijven die deel uitmaken van de Visma-groep en hun onderaannemers voor IT-diensten hebben voor het verzorgen van de dienst mogelijk toegang tot de persoonsgegevens van kandidaten. Met deze onderaannemers zijn overeenkomsten gesloten om de privacy van gegevens te waarborgen overeenkomstig de toepasselijke privacywetgeving (AVG). Onderaannemers die zich buiten de EU bevinden zijn gehouden aan de doorgifteregelingen die door de Europese Commissie zijn goedgekeurd.

Persoonsgegevens van kandidaten worden tijdens het wervingsproces in Dovida verwerkt voor zover dit nodig is om aan de wettelijke verplichtingen te voldoen. Bij het solliciteren via Dovida wordt aan kandidaten de mogelijkheid geboden om te kiezen tussen twee bewaartermijnen voor hun persoonsgegevens: 4 weken of 6 maanden na het afronden van de sollicitatieprocedure. Afhankelijk van de door de kandidaat gemaakte keuze, zullen de persoonsgegevens worden bewaard gedurende de gekozen periode en vervolgens worden verwijderd.

Kandidaten kunnen op elk moment contact opnemen met de werkgever om hun recht uit te oefenen op inzage, rectificatie of wissen van hun persoonsgegevens, om beperking te vragen van de verwerking van hun persoonsgegevens, om bezwaar te maken tegen de verwerking daarvan en om het recht op gegevensoverdraagbaarheid uit te oefenen. Daarnaast hebben kandidaten het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit met betrekking tot de verwerking van hun persoonsgegevens.